AVG

 
 

Welke gegevens en hoe gaan we er mee om?

1Regels omtrent privacy (AVG) binnen c.v. De Roefelbus
 Dit jaar start de nieuwe privacywet. De nieuwe wet regelt de bescherming en preventie van persoonlijke gegevens die de vereniging bewaart. Het gaat hierbij niet om wat er niet mag, maar juist om wat je verplicht bent op orde te hebben. Het “digitale bezit” moet goed beschermd zijn, maar ook gegevens op papier moeten aan dezelfde eisen voldoen. Er gaat dus veel veranderen, vooral op het gebied hoe je met persoonsgegevens omgaat en hoe je die bewaart. Dit verloopt via nieuwe regels en standaarden. Deze zijn ook allemaal van invloed op verenigingen en vragen om een grote inspanning. Concreet heeft de wet op vier domeinen grote invloed, namelijk: Juridisch ICT Interne procedures Opleiding  Juridisch: Er moeten veel zaken opnieuw juridisch worden vastgelegd zodat ze weer aansluiten bij de nieuwe wet. Denk bijvoorbeeld aan je privacy beleid, contracten met externe partijen en je ICT-partners voor bijvoorbeeld de website. ICT: De nieuwe wet gaat ook over hoe je gegevens veilig opslaat. Dus hoe ga je om met je back-ups en je cloud-oplossingen? En zijn je virus- softwarescanners up-to-date? Dat is namelijk nodig om de veiligheid van de opslag van gegevens te waarborgen. Interne procedures: Binnen de vereniging leg je ook veel gegevens vast, zoals de ledenadministratie en betalingsgegevens. De nieuwe wet heeft betrekking op de procedures om dit te veilig te regelen. Want hoe ga je om met gegevens van ex-leden en wie heeft toegang tot welke informatie?  Opleiding: De nieuwe regels en procedures moeten ook bekend zijn bij de raadsleden. Want wat mogen zij nou wel en niet meer doen? En nog belangrijker, bij wie ligt welke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Het is belangrijk dat ook wij hier aan voldoen. 
2Raadsleden, Senatoren
Van onze raadsleden verzamelen wij de NAW-gegevens, het telefoonnummer, adres, het emailadres, lidmaatschap jaar en de geboortedatum. Op de site staan zij met naam en foto vermeld. Hiervoor geven zij toestemming. Deze toestemming kan op ieder moment weer ingetrokken worden. De secretaris verzamelt de gegevens en verspreid deze onder de raadsleden zodat zij met elkaar kunnen communiceren. De raadsleden zorgen voor een beveiligde opslag van deze lijst op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen op geen enkele wijze door raadsleden verspreid worden buiten de raad van elf. Als er wijzigingen zijn past de secretaris deze lijst aan en dienen de voorgaande versies verwijderd te worden door alle raadsleden. Als het lidmaatschapsgeld door een bankoverschrijving is gedaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie.
3Leden
Van onze leden verzamelen wij de NAW-gegevens en het emailadres. Wij vragen toestemming om deze gegevens op te mogen slaan. Deze gegevens zijn alleen in te zien door de penningmeester en de secretaris. Zij zorgen voor een beveiligde opslag van deze lijst op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen op geen enkele wijze worden verspreid. Als er wijzigingen zijn past de secretaris of penningmeester deze lijst aan. Deze lijsten worden opgeslagen in het archief. Als het lidmaatschapsgeld door een bankoverschrijving is gedaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie. Als een lid geen toestemming geeft voor het opslaan van deze gegevens dan worden ze na het uitgeven van de ledenkaart verwijderd uit de ledenlijst. Het lid dient er dan zelf zorg voor te dragen dat hij of zij tijdens alle activiteiten de ledenkaart bij zich heeft om aan te kunnen tonen dat hij of zij lid is. Ook dient men zich ieder jaar opnieuw aan te melden als lid. Tijdens onze activiteiten waar entree wordt gevraagd zal er een ledenlijst bij de kassa aanwezig zijn om te kunnen controleren wie er lid zijn. Het raadslid bij de kassa in verantwoordelijk dat deze lijst niet door anderen kan worden ingezien en na afloop door de penningmeester vernietigd wordt.
4Dansgarde 
Van onze danseressen verzamelen wij de NAW-gegevens, het emailadres, het telefoonnummer en als het lidmaatschapsgeld door een bankoverschrijving is gedaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie. Wij vragen de ouders van de danseressen toestemming om deze gegevens op te slaan en eventueel te gebruiken voor een inschrijving. De gegevens zijn in te zien door de penningmeester en de dansgarde commissie en zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen niet verder gedeeld worden met uitzondering van het doen van een inschrijving voor een toernooi.  Zodra het lidmaatschap wordt beëindigd worden de gegevens gelijk verwijderd.
5Deelnemers optocht (klochtenbal)
Van de inschrijvingen die we krijgen voor de optocht verzamelen wij de NAW-gegevens, het emailadres, telefoonnummer en informatie over de deelname. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de secretaris en de optochtcommissie en zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze inschrijvingen worden een jaar bewaard en daarna verwijderd.
6Adverteerders Carnavalskrant De Roefelbus
Van onze adverteerders verzamelen wij de NAW-gegevens, bankrekening nr en het emailadres. Deze zijn toegankelijk voor de secretaris, de penningmeester, raadsleden en roefelkrant commissie. Deze gegevens zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen niet verder verspreid worden. Deze gegevens worden door de commissie bewaard en opgeslagen in het archief als naslagwerk. Ze worden gebruikt om de juiste factuur te kunnen sturen, als deze factuur door een bankoverschrijving is voldaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie.
7Foto’s en filmmateriaal
Tijdens onze activiteiten worden er ook foto’s en filmpjes gemaakt. Deze plaatsen wij op onze website, facebookpagina, instagram en in de carnavalskrant. Deze foto’s worden geplaatst zonder koppeling aan naam of andere persoonsgegevens. Mocht dit wel het geval zijn, bijvoorbeeld voor de carnavalskrant, dan vragen wij vooraf toestemming aan de betreffende persoon.
8Portretrecht en soorten portretten
In het portretrecht zijn twee soorten portretten: portretten die in opdracht zijn gemaakt en portretten die dat niet zijn. Bij de eerste kun je denken aan een fotoshoot door een professioneel fotograaf. Portretten zonder opdracht zijn bijvoorbeeld foto’s die gemaakt zijn op een evenement of door paparazzi. Er zijn twee soorten portretrecht: Portret dat in opdracht is gemaakt: mag alleen worden gepubliceerd met toestemming van alle geportretteerden (en de auteur). Portret dat niet in opdracht is gemaakt: mag zonder toestemming van de geportretteerde worden gepubliceerd. Bij een portret dat niet in opdracht is gemaakt, moet de publicist rekening houden met de belangen van de persoon op de foto. Heeft deze een redelijk belang tegen publicatie? Dan mag hij gebruik van de foto verbieden. Is een portret niet in opdracht gemaakt, dan mag de geportretteerde bezwaar maken tegen publicatie van de foto. Hij moet dan wel een redelijk belang aanvoeren. Dat kan bijvoorbeeld privacyschending zijn of een commercieel belang. Bij privacy gaat het over het respecteren van de persoonlijke levenssfeer. De rechter moet een afweging maken tussen vrijheid van meningsuiting en schending van het portretrecht. Het is immers niet verboden om mensen op straat te fotograferen en die foto’s te gebruiken in de krant. Er zijn nu eenmaal altijd passanten. Bij commerciële belangen, kun je denken aan een foto van een bekende Nederlander die zonder toestemming in een advertentie wordt gebruikt.
9Financiën
Onze penningmeester beheert alle zaken omtrent de financiën. Hij heeft als enige toegang tot de bankrekening en afschriften. Tijdens de algemene ledenvergadering doet hij verslag van de financiële situatie van de Roefelbus maar maakt daarbij geen persoonsgegevens bekend. Hij bewaard alle stukken 5 jaar en zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. De kascontrolecommissie komt 1x per jaar bijeen om alles te controleren en kunnen dan de gegevens inzien. Zij mogen ze niet exporteren of verspreiden.
 
 

Privacy-beleid c.v. De Roefelbus

1Emailverkeer
 De secretaris bewaart al het gevoerde relevante emailverkeer ter referentie. Dit kan ook door de commissies gedaan worden mochten zij dit nodig vinden. Deze mails mogen niet met derden gedeeld worden.
2Inleiding
C.v. De Roefelbus hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door c.v. De Roefelbus dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. C.v. De Roefelbus houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt. In dit privacy beleid staat beschreven hoe c.v. De Roefelbus persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven.
3Vereisten verwerking persoonsgegevens voor verenigingen
De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn; toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens; juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens; beveiligen van de lidgegevens; op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens; uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
4Systemen
C.v. De Roefelbus verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen.
5www.cvroefelbus.nl
De website www.roefelbus.nl is het informatie- en nieuwsportaal van de vereniging. De informatie is openbaar toegankelijk. Hier worden de namen vermeld van alle leden met foto. Hiervoor hebben alle leden toestemming gegeven. Daarnaast is er een foto gallerij waarop alle foto’s van de carnaval staan. Voor eventueel bezwaar zie hoofdstuk Foto’s en filmmateriaal.
6Financiën
De financiële administratie van c.v. De Roefelbus verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de vereniging. Deze gegevens worden opgeslagen op een pc met wachtwoord.
7Persoonsgegevens
Van onze leden, dansmariekes, adverteerders, deelnemers optocht en deelnemers Dansfestival verzamelen wij persoonsgegevens. Deze gegeven zijn opgeslagen op een pc met firewall en beveiliging. 
8Privacy statement
C.v. De Roefelbus verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door C.v. De Roefelbus en haar commissies. 
9Updates privacy beleid
C.v. De Roefelbus behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.
10Gegevensmatrix
De volgende persoonsgegevens worden door C.v. De Roefelbus geregistreerd. 
11Verstrekken persoonsgegevens
Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden van c.v. De Roefelbus aan een niet bij c.v. De Roefelbus aangesloten instantie/commissie is in geen enkel geval toegestaan. Indien bij c.v. De Roefelbus het verzoek binnenkomt voor het verspreiden van informatie van een externe organisatie, kan dit binnen de bestaande social media kanalen of via een nieuwsbrief tot uitvoer worden gebracht. Het verstrekken van persoonsgegevens is daarbij nooit toegestaan.
12Berichten verzenden
C.v. De Roefelbus en de commissies kunnen en mogen leden de voor hun lidmaatschap en/of deelname aan activiteiten relevante informatie, ongevraagd toesturen. Dat kan zowel per mail, post als andere vormen van communicatie zijn. Dit gebeurt altijd als bcc als het meerdere personen betreft.
13Online media 
Online communicatie kan ook binnen De Roefelbus niet meer ontbreken
14Analytics
C.v. De Roefelbus gebruikt op hun website cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics (_umtz, _utma, _utmb, _utmc): het bijhouden van het aantal bezoekers op onze webpagina’s het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op onze webpagina’s het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van onze website bezoekt het beoordelen welke delen van onze site aanpassing behoeven het optimaliseren van de website
 
 

Bijlage

1 Privacy statement 
C.v. De Roefelbus verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy sta-tement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door De Roefelbus. Wat zijn persoonsgegevens? Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combi-natie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Van wie verwerkt c.v. De Roefelbus persoonsgegevens? C.v. De Roefelbus verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van: leden en vrijwilligers, de dansgarde, adverteerders, ontvangers van de nieuwsbrief, deelnemers aan het dansfestival Waarvoor verwerkt c.v. De Roefelbus persoonsgegevens? Als je lid wilt worden van De Roefelbus of aan de slag wilt gaan als vrij-williger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid. Ook zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteu-ning van administratieve processen rondom contributie. Verwerkt c.v. De Roefelbus ook bijzondere persoonsgegevens? Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken geen bijzondere per-soonsgegevens. Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. Hoelang worden mijn gegevens bewaard? Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
 
TICKETS