Algemene Voorwaarden
Welke gegevens en hoe gaan we er mee om?
Regels omtrent privacy (AVG) binnen c.v. De Roefelbus
Dit jaar start de nieuwe privacywet. De nieuwe wet regelt de bescherming en preventie van persoonlijke gegevens die de vereniging bewaart. Het gaat hierbij niet om wat er niet mag, maar juist om wat je verplicht bent op orde te hebben. Het “digitale bezit” moet goed beschermd zijn, maar ook gegevens op papier moeten aan dezelfde eisen voldoen. Er gaat dus veel veranderen, vooral op het gebied hoe je met persoonsgegevens omgaat en hoe je die bewaart. Dit verloopt via nieuwe regels en standaarden. Deze zijn ook allemaal van invloed op verenigingen en vragen om een grote inspanning. Concreet heeft de wet op vier domeinen grote invloed, namelijk: Juridisch ICT Interne procedures Opleiding Juridisch: Er moeten veel zaken opnieuw juridisch worden vastgelegd zodat ze weer aansluiten bij de nieuwe wet. Denk bijvoorbeeld aan je privacy beleid, contracten met externe partijen en je ICT-partners voor bijvoorbeeld de website. ICT: De nieuwe wet gaat ook over hoe je gegevens veilig opslaat. Dus hoe ga je om met je back-ups en je cloud-oplossingen? En zijn je virus- softwarescanners up-to-date? Dat is namelijk nodig om de veiligheid van de opslag van gegevens te waarborgen. Interne procedures: Binnen de vereniging leg je ook veel gegevens vast, zoals de ledenadministratie en betalingsgegevens. De nieuwe wet heeft betrekking op de procedures om dit te veilig te regelen. Want hoe ga je om met gegevens van ex-leden en wie heeft toegang tot welke informatie? Opleiding: De nieuwe regels en procedures moeten ook bekend zijn bij de raadsleden. Want wat mogen zij nou wel en niet meer doen? En nog belangrijker, bij wie ligt welke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Het is belangrijk dat ook wij hier aan voldoen.
Raadsleden, Senatoren
Van onze raadsleden verzamelen wij de NAW-gegevens, het telefoonnummer, adres, het emailadres, lidmaatschap jaar en de geboortedatum. Op de site staan zij met naam en foto vermeld. Hiervoor geven zij toestemming. Deze toestemming kan op ieder moment weer ingetrokken worden. De secretaris verzamelt de gegevens en verspreid deze onder de raadsleden zodat zij met elkaar kunnen communiceren. De raadsleden zorgen voor een beveiligde opslag van deze lijst op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen op geen enkele wijze door raadsleden verspreid worden buiten de raad van elf. Als er wijzigingen zijn past de secretaris deze lijst aan en dienen de voorgaande versies verwijderd te worden door alle raadsleden. Als het lidmaatschapsgeld door een bankoverschrijving is gedaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie.
Leden
Van onze leden verzamelen wij de NAW-gegevens en het emailadres. Wij vragen toestemming om deze gegevens op te mogen slaan. Deze gegevens zijn alleen in te zien door de penningmeester en de secretaris. Zij zorgen voor een beveiligde opslag van deze lijst op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen op geen enkele wijze worden verspreid. Als er wijzigingen zijn past de secretaris of penningmeester deze lijst aan. Deze lijsten worden opgeslagen in het archief. Als het lidmaatschapsgeld door een bankoverschrijving is gedaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie. Als een lid geen toestemming geeft voor het opslaan van deze gegevens dan worden ze na het uitgeven van de ledenkaart verwijderd uit de ledenlijst. Het lid dient er dan zelf zorg voor te dragen dat hij of zij tijdens alle activiteiten de ledenkaart bij zich heeft om aan te kunnen tonen dat hij of zij lid is. Ook dient men zich ieder jaar opnieuw aan te melden als lid. Tijdens onze activiteiten waar entree wordt gevraagd zal er een ledenlijst bij de kassa aanwezig zijn om te kunnen controleren wie er lid zijn. Het raadslid bij de kassa in verantwoordelijk dat deze lijst niet door anderen kan worden ingezien en na afloop door de penningmeester vernietigd wordt.
Dansgarde
Van onze danseressen verzamelen wij de NAW-gegevens, het emailadres, het telefoonnummer en als het lidmaatschapsgeld door een bankoverschrijving is gedaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie. Wij vragen de ouders van de danseressen toestemming om deze gegevens op te slaan en eventueel te gebruiken voor een inschrijving. De gegevens zijn in te zien door de penningmeester en de dansgarde commissie en zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen niet verder gedeeld worden met uitzondering van het doen van een inschrijving voor een toernooi. Zodra het lidmaatschap wordt beëindigd worden de gegevens gelijk verwijderd.
Deelnemers optocht (klochtenbal)
Van de inschrijvingen die we krijgen voor de optocht verzamelen wij de NAW-gegevens, het emailadres, telefoonnummer en informatie over de deelname. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de secretaris en de optochtcommissie en zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze inschrijvingen worden een jaar bewaard en daarna verwijderd.
Adverteerders Carnavalskrant De Roefelbus
Van onze adverteerders verzamelen wij de NAW-gegevens, bankrekening nr en het emailadres. Deze zijn toegankelijk voor de secretaris, de penningmeester, raadsleden en roefelkrant commissie. Deze gegevens zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. Deze gegevens mogen niet verder verspreid worden. Deze gegevens worden door de commissie bewaard en opgeslagen in het archief als naslagwerk. Ze worden gebruikt om de juiste factuur te kunnen sturen, als deze factuur door een bankoverschrijving is voldaan is bij de penningmeester ook het bankrekeningnummer bekend. Deze gegevens zijn alleen door de penningmeester in te zien en eventueel 1x per jaar door de kascontrolecommissie.
Foto’s en filmmateriaal
Tijdens onze activiteiten worden er ook foto’s en filmpjes gemaakt. Deze plaatsen wij op onze website, facebookpagina, instagram , youtube en in de carnavalskrant. Deze foto’s worden geplaatst zonder koppeling aan naam of andere persoonsgegevens. Mocht dit wel het geval zijn, bijvoorbeeld voor de carnavalskrant, dan vragen wij vooraf toestemming aan de betreffende persoon.
Portretrecht en soorten portretten
In het portretrecht zijn twee soorten portretten: portretten die in opdracht zijn gemaakt en portretten die dat niet zijn. Bij de eerste kun je denken aan een foto shoot door een professioneel fotograaf. Portretten zonder opdracht zijn bijvoorbeeld foto’s die gemaakt zijn op een evenement of door paparazzi. Er zijn twee soorten portretrecht: Portret dat in opdracht is gemaakt: mag alleen worden gepubliceerd met toestemming van alle geportretteerden (en de auteur). Portret dat niet in opdracht is gemaakt: mag zonder toestemming van de geportretteerde worden gepubliceerd. Bij een portret dat niet in opdracht is gemaakt, moet de publicist rekening houden met de belangen van de persoon op de foto. Heeft deze een redelijk belang tegen publicatie? Dan mag hij gebruik van de foto verbieden. Is een portret niet in opdracht gemaakt, dan mag de geportretteerde bezwaar maken tegen publicatie van de foto. Hij moet dan wel een redelijk belang aanvoeren. Dat kan bijvoorbeeld privacyschending zijn of een commercieel belang. Bij privacy gaat het over het respecteren van de persoonlijke levenssfeer. De rechter moet een afweging maken tussen vrijheid van meningsuiting en schending van het portretrecht. Het is immers niet verboden om mensen op straat te fotograferen en die foto’s te gebruiken in de krant. Er zijn nu eenmaal altijd passanten. Bij commerciële belangen, kun je denken aan een foto van een bekende Nederlander die zonder toestemming in een advertentie wordt gebruikt.
Financiën
Onze penningmeester beheert alle zaken omtrent de financiën. Hij heeft als enige toegang tot de bankrekening en afschriften. Tijdens de algemene ledenvergadering doet hij verslag van de financiële situatie van de Roefelbus maar maakt daarbij geen persoonsgegevens bekend. Hij bewaard alle stukken 5 jaar en zijn beveiligd opgeslagen op een pc of in een cloud met up to date virusscan en firewall. De kascontrolecommissie komt 1x per jaar bijeen om alles te controleren en kunnen dan de gegevens inzien. Zij mogen ze niet exporteren of verspreiden.